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4cLegal TickTool: il tool di ticketing per i dipartimenti legali
Le direzioni legali svolgono un funzione cruciale all’interno delle aziende avendo la possibilità di incidere in maniera diretta sulla governance, con i General Counsel chiamati a svolgere un ruolo sempre più manageriale. Le direzioni legali, troppo spesso ritenute semplicemente dei centri di costo, hanno un valore strategico che può contribuire al successo complessivo dell’organizzazione. Per aiutare le direzioni legali a svolgere al meglio questo compito 4cLegal ha sviluppato TickTool, un sistema di ticketing all’avanguardia progettato appositamente per soddisfare le esigenze dei legali aziendali.
I vantaggi per le direzioni legali
TickTool è il primo tool che gestisce in modo organizzato e strutturato la collaborazione e la comunicazione tra la Direzione legale e le altre funzioni aziendali, assicurando notevoli vantaggi:
- Organizzazione tracciata dell’assistenza prestata dal team legale alle altre funzioni aziendali: TickTool consente una gestione strutturata e organizzata di tutte le richieste che i clienti interni rivolgono alla direzione.
- Maggiore efficienza: TickTool è in grado di migliorare l’efficienza operativa della Direzione legale e dei clienti interni. I ticket possono essere inoltrati ai membri del team più idonei, risparmiando tempo prezioso e assegnando priorità e urgenze in base alla loro importanza. Questo aiuta la direzione legale a concentrarsi sulle questioni più critiche. Inoltre, il sistema consente di tenere traccia delle scadenze, dei promemoria e del workflow, riducendo al minimo il rischio di errori.
- Miglior comunicazione interna: TickTool offre strumenti per una corretta gestione della comunicazione tra la direzione legale e i clienti interni. Tutte le comunicazioni sono registrate in modo trasparente all’interno di ciascun ticket, rendendo facile il monitoraggio e la risoluzione delle questioni aperte.
- Archiviazione ottimizzata dei ticket: TickTool offre un archivio completo dei ticket e delle comunicazioni, consentendo alla direzione legale di orientare al meglio il proprio know-how sulla base di una miglior pianificazione futura basata sulle tendenze passate.
- Reportistica dettagliata: TickTool offre la possibilità di generare rapporti dettagliati sulle performance della Direzione legale, disponendo di KPI e reportistiche in grado di presentare puntualmente il lavoro svolto per i clienti interni.
- Assistenza automatizzata e migliorata: sulla base delle reportistiche e del know-how generato TickTool offre il vantaggio di standardizzare e uniformare l’assistenza prestata dalla Direzione legale sulla base delle best practice, mettendo i clienti interni nella possibilità di ottenere autonomamente le indicazioni di cui hanno bisogno.
Come funziona?
TickTool funziona in maniera semplice e intuitiva. Al momento della configurazione vengono identificate le materie su cui la Direzione legale presta assistenza, i clienti interni che possono formulare richieste di assistenza e vengono create le utenze degli operatori della direzione legale che evadono le richieste, organizzando team specializzati nel dare riscontri su una o più delle specifiche materie previste. A questo punto, i clienti interni possono aprire dei ticket, specificando la loro richiesta di assistenza e associandola a una delle materie disponibili, indicando deadline e allegando tutti i documenti del caso.
La direzione legale riceve quindi notifica dell’avvenuto ricevimento di un ticket e inizia così il processo di gestione della pratica. L’operatore che prende in carico il ticket può quindi indicarne la priorità, cambiare la materia associata al ticket stesso e modificarne lo status fino alla chiusura. Giunti alla risoluzione del ticket, il cliente interno può dare il suo feedback e lo stesso entra a far parte dell’archivio documentale che consente di costruire il know-how interno indispensabile per favorire un miglioramento dei processi. Tutti i ticket, infatti, sono automaticamente tracciati a sistema, ed è possibile estrapolare in qualsiasi momento report sulla base di filtri a scelta quali materia, periodo, cliente e molti altri parametri.
4cLegal TickTool: un alleato prezioso per le direzioni legali
TickTool è un alleato prezioso per la direzione legale, aiutandola a svolgere con maggiore efficienza ed efficacia quel ruolo di riferimento a cui è spesso chiamata all’interno della vita aziendale. Con la sua capacità di tracciare, organizzare e ottimizzare tutte le richieste legali, infatti, TickTool è uno strumento indispensabile per migliorare le capacità operative della direzione legale.
