05 Dicembre 2017

Il Beauty Contest in ANAS

di CLAUDIA RICCHETTI

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Abstract

Testimonianza diretta dell’Avvocato Claudia Ricchetti, General Counsel di ANAS dal 2015, in merito al profondo cambiamento dell’ente nella gestione della spesa legale. Alla base del nuovo corso il c.d. “beauty contest”, una prassi ispirata alla massima trasparenza e tracciabilità.

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La necessità di cambiamento

Sono arrivata in ANAS il 2 novembre 2015. Qualche giorno prima alcuni dei dirigenti della società erano stati sottoposti a misura cautelari per ipotesi di reato gravissime che riguardavano la relazione con le imprese.
Il mese prima un analogo episodio, anche se su scala ridotta quanto a dimensione mediatica, si era verificato a Firenze. Già prima del mio arrivo in ANAS, ovvero quando era già stata data la comunicazione del mio passaggio, moltissimi avvocati a me sconosciuti avevano iniziato a cercarmi.
Una delle prime cose che ho fatto è stata di richiedere un tabulato con tutte le cause assegnate nel corso degli ultimi 2 anni. Erano evidenti una serie di anomalie.
Ho chiesto come fossero attribuiti gli affidamenti ma nessuno è stato in grado di darmi una risposta convincente, nonostante vi fosse già un regolamento che parlava genericamente di rotazione tra gli iscritti.
Mi sono ricordata che quando ero in GTECH la società 4cLegal mi aveva contatto per propormi un prodotto per la selezione dei legali esterni attraverso una piattaforma telematica.
Devo confessare che avevo sottovalutato la proposta forse anche in considerazione del ridottissimo volume del contenzioso e della specificità della materia, appannaggio di pochi studi. Poi per le operazioni di grande importanza, come acquisizioni, fusioni ed emissioni di prestiti obbligazionari, la selezione degli studi era sempre stata fatta attraverso una rotazione tra i best in class, richiedendo qualche preventivo.
I volumi di ANAS, la natura pubblica della società, la necessità di avviare un chiaro percorso di trasparenza che desse il segnale della discontinuità dal passato chiedeva uno sforzo e degli strumenti diversi.

La creazione di una nuova prassi

Ho contattato 4cLegal e in pochissimo tempo hanno sviluppato una piattaforma ad hoc per le esigenze di ANAS ed abbiamo costituito un dipartimento, all’interno della direzione, che seguisse stabilmente questa attività.
In primo luogo abbiamo definito i criteri che volevamo darci:

  • Abbiamo redatto un nuovo regolamento per l’iscrizione degli avvocati;
  • Abbiamo previsto che nessun avvocato potesse iscriversi per più di un distretto di Corte d’Appello e che dovesse individuare le materie di specializzazione che abbiamo individuato in: contenzioso procedure esecutive, amministrativo (comprendente anche contenzioso ambientale), recupero crediti, sfratti ed occupazioni abusive, del lavoro, responsabilità civile, immobiliare, penale, finanza di progetto e infrastrutture, tributario, in materia di privacy ed attivo in materia contrattuale (penale, risarcimento danni risoluzioni contrattuali);
  • Abbiamo aggiornato i valori economici da mettere a gara, ispirandoci al decreto ministeriale;
  • Abbiamo redatto la scrittura privata per il conferimento degli incarichi.

Per potersi iscrivere alla piattaforma gli avvocati, tra i documenti e le dichiarazioni da produrre, avrebbero dovuto anche dichiarare l’assenza di conflitti di interesse con ANAS (ad esempio non avere rappresentato clienti contro ANAS e non avere legami di parentale con il personale della Direzione).

Abbiamo, poi, richiesto a 4cLegal che ci sviluppasse un add on che consentisse la produzione dei file per adempiere agli obblighi in materia di trasparenza, cui ANAS è soggetta.

Trattandosi di una fase sperimentale, siamo partiti con 2 regioni pilota, chiedendo anche il supporto dei consigli dell’ordine, scegliendo tra quelle che ci sembravano le più critiche: Campania e Puglia. Sono seguite Calabria, Friuli Venezia Giulia, Umbria, Molise (16 maggio / 16 giugno) Sicilia, Liguria, Abruzzo e Trentino Alto Adige (4 luglio / 4 agosto) Lazio, Piemonte e Valle D'Aosta, Sardegna ed Emilia Romagna (15 settembre / 15 ottobre) ed infine Lombardia, Marche, Toscana, Veneto e Basilicata (25 ottobre / 25novembre).
La completa revisione dell’Albo degli avvocati fiduciari è stata definita a novembre 2016 ed il numero degli iscritti ammontava ad oltre 2.700 (circa un ugual numero di richieste è stato respinto per documentazione incompleta). Non sono stati pochi i conflitti, anche all’interno di ANAS, e le lamentele dei professionisti che non sono riusciti ad iscriversi o la cui iscrizione è stata rifiutata.

Non sono state poche, all’inizio, nemmeno le segnalazioni di quelli che lamentavano di non ricevere incarichi.

Però tutto era tracciato e per questo eravamo inattaccabili. Ad ogni “complaint” siamo riusciti a dare una risposta inattaccabile.

Dopo la prima fase sperimentale, però ci siamo resi conto della necessità di apportare dei correttivi. D’altra parte la sperimentazione serviva anche a questo.
In primo luogo siamo intervenuti sui penalisti. Pochissimi erano gli iscritti ed avevamo bisogno di una maggiore presenza. Ma non solo, trattandosi di una branca così delicata avevamo bisogno di creare un elenco di veri esperti.
Abbiamo quindi creato un albo nazionale richiedendo, in fase di iscrizione dei requisiti di maggiore rigore. È così che abbiamo scelto gli studi di cui siamo soddisfattissimi che ci stanno seguendo in alcune importanti indagini penali in corso (Chaos, Cumbertazione, Viadotto Annone, Col di Tenda).
Poi ci siamo resi conto che non avevamo previsto la possibilità di estendere l’affidamento ai casi di consequenzialità e complementarietà con altri incarichi precedentemente conferiti per i successivi gradi di giudizio.
Ma non solo. Sempre al fine di ottenere il migliore servizio possibile, abbiamo previsto che si potesse derogare al contest o svolgere dei contest sulla base di inviti in caso di attività resa in precedenti incarichi analoghi, tenendo altresì conto della complessità delle questioni affrontate.

Il Beauty Contest “Digitale”. Storia e benefici

L’istituzione del nuovo Elenco è stata la fase indispensabile per poter sviluppare in piena autonomia, sempre attraverso la piattaforma 4cLegal, i processi di selezione e gestione delle procedure competitive (Beauty Contest) per la scelta dei difensori esterni di ANAS in relazione a singoli incarichi e/o a “blocchi” di incarichi.
L’avvio del Beauty Contest è proceduto da una determinazione in cui vengono elencati, oltre ai dati salienti del contenzioso (o dei contenziosi), la materia, il Distretto di Corte d’Appello interessato e le motivazioni che hanno portato alla scelta di un difensore del libero foro.
Viene, infine, indicato anche l’importo-base del compenso per il professionista, importo calcolato sulle “Tabelle dei Compensi per gli Avvocati del Libero Foro” adottate in via sperimentale sulla scorta della comparazione tra quelle del D.M. 10 marzo 214, n.55 e la precedente tabella dei compensi ANAS.

I primi Beauty Contest sono stati attivati partire da aprile 2016 e al 31 dicembre 2016 ne avevamo effettuati 110 per il conferimento di n. 201 incarichi a professionisti del Libero Foro. La media di ribasso riguardante le offerte degli aggiudicatari degli incarichi è del 52,9%.

Nel 2017 abbiamo lanciato 183 beauty contest (il dato è relativo al periodo gennaio – settembre). La media attuale di ribasso riguardante le offerte degli aggiudicatari degli incarichi è del 57,4%.

La maggior parte dei contest ha come indicazione il maggior ribasso, trattando di cause relativamente di scarsa complessità e ripetitive.

In casi di particolare rilievo e/o complessità a fianco dell’offerta economica vengono considerati anche gli elementi qualitativi (precedenti esperienze in casi analoghi a quelli del Contest con indicazione dell’Autorità Giudicante, R.G., esiti). Le percentuali di incidenza dei due fattori viene decisa di volta in volta in ragione della tipologia di incarico da affidare. È chiaro che questa è la direzione verso cui dovremo maggiormente muoverci per il futuro anche per gli incarichi di minore importanza o valore. D’altra parte è questa la logica del nuovo codice dei contratti pubblici che relega l’aggiudicazione al prezzo più basso a casi molto limitati.
Inoltre la parte qualitativa potrà introdurre sempre più un circolo virtuoso premiando coloro i quali offrono il migliore servizio.

A seguito dei primi Contest si è introdotto- quale effetto calmierante – a partire dal maggio 2016 una percentuale del 30% che sommata alla media dei ribassi indica la soglia oltre la quale i ribassi –ancorché più favorevoli- non vengono presi in considerazione per l’assegnazione dell’incarico.

Inoltre, sempre per una maggior efficienza e trasparenza nel conferimento dell’incarico si è proceduto a prevedere nei Beauty Contest anche le successive fasi di giudizio (riassunzioni, Corte d’appello, opposizione a decreto ingiuntivo, fase esecutive) con i relativi compensi rispetto a quanto offerto nel Beauty Contest. Fermo retando, ovviamente, la facoltà di ANAS di poter non riassegnare l’incarico per validi motivi.

I dati parlano da soli e probabilmente ci saranno altri correttivi da introdurre con il tempo, ma il sistema ha funzionato e sinora abbiamo individuato professionisti validissimi e desiderosi di lavorare con noi, senza averli scelti direttamente.

Autore dell'articolo:
CLAUDIA RICCHETTI |
General Counsel ANAS

Laureata con lode in Giurisprudenza, Claudia Ricchetti ottiene l’abilitazione all’esercizio alla professione di avvocato nel 1992. Dopo diverse esperienze, tra cui la Direzione degli Affari Legali per Seat Pagine Gialle e per GTECH, dal 2015 è General Counsel di ANAS.