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Lo spunto per queste riflessioni nasce dalla lettura del “Protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro”, sottoscritto il 14 marzo 2020, che tra l’altro, pone vincoli alla modalità di realizzazione delle riunioni:
“non sono consentite le riunioni in presenza. Laddove le stesse fossero connotate dal carattere della necessità e urgenza, nell’impossibilità di collegamento a distanza, dovrà essere ridotta al minimo la partecipazione necessaria e, comunque, dovranno essere garantiti il distanziamento interpersonale e un’adeguata pulizia/areazione dei locali”.
Se la competitività nell’era della globalizzazione richiede alle organizzazioni una migliore capacità di gestire le informazioni necessarie al management per i processi decisionali, le nuove regole comportamentali al tempo del Covid-19 impongono una nuova flessibilità operativa nei momenti decisionali che si concentrano nei Board Meeting dove sono sempre più rilevanti i problemi che riguardano:
- La Sicurezza;
- La tempestività di aggiornamento delle informazioni;
- La possibilità di accedere ai documenti in qualsiasi momento e da ogni luogo.
Alcuni quesiti utili per una prima riflessione sull’efficacia e la sicurezza dei meeting di direzione in azienda:
- Quanto tempo è necessario per organizzare la documentazione dei Meeting?
- I partecipanti ai meeting hanno prontamente accesso ai documenti aggiornati?
- Come viene gestito l’utilizzo dei documenti dopo le riunioni?
- Come viene gestita la distribuzione dei documenti alle persone?
- È possibile gestire la riservatezza dei documenti in base al ruolo dei partecipanti?
- Come vengono condivisi i documenti durante le riunioni?
- Dove vengono archiviati i documenti distribuiti?
Nei paragrafi successivi approfondiamo questi aspetti verificando come la digitalizzazione dei Meeting mediante l’adozione di soluzioni innovative ma già diffuse sul mercato permettano di ottenere risultati significativi.
La sicurezza e l’efficacia dei Meeting sono requisiti non più trascurabili
Anni fa il tema della sicurezza nell’organizzazione di un Board Meeting era gestibile con poche regole, dal “non lasciare i documenti nelle fotocopiatrici” al “controllare gli accessi ai report con dati sensibili”. Anche i tempi erano molto più dilatati; le ore in treno erano sufficienti per leggersi il faldone dei documenti preparati dalla segreteria e segnarsi gli appunti per il meeting.
Oggi non è più così. Un documento riservato ha innumerevoli possibilità di prendere strade sbagliate: una mail errata, un drag&drop su dropbox, una mail inoltrata da uno smartphone, un tablet lasciato incustodito, una mancata cancellazione su un’area condivisa dopo un meeting ed altro ancora.
Parallelamente i tempi per consultare le informazioni e per prendere decisioni si sono ridotti drasticamente e la capacità di organizzare e gestire efficacemente i meeting di direzione sono fondamentali per l’operatività di ogni azienda.
La strada è quella della digitalizzazione ma non solo. I requisiti di efficienza e di sicurezza richiedono strumenti che permettono di gestire l’intero processo di impostazione e condivisione delle informazioni, semplificando e controllando la consultazione dei documenti prima, durante e dopo i meeting.
Solo attraverso un controllo centralizzato del processo organizzativo e la possibilità di utilizzare in modo efficace i dispositivi mobili è possibile dare alla persona giusta l’informazione giusta utilizzabile in qualsiasi momento, meeting incluso.
Il mancato aggiornamento di un Board Meeting può precludere decisioni importanti
Prendiamo in considerazione il caso in cui sia necessario aggiornare alcuni documenti, che dovranno essere discussi durante l’imminente Meeting, già precedentemente inviati al Board. I documenti dovranno essere inviati tramite mail differenziate per i soli membri del Board titolati ad accedere ai documenti in oggetto.
I membri del Board dovranno essere in condizioni di ricevere la mail, aprirla e consultare il documento; nel caso della gestione cartacea i tempi aumenterebbero ancora di più inesorabilmente.
La situazione potrebbe diventare ancora più complessa nel caso in cui gli aggiornamenti riportati richiedano una discussione preliminare tra i membri del board; chiaro che se tali persone sono in luoghi diversi (magari in viaggio per raggiungere la sede del meeting) arrivare preparati per il meeting diventa difficile.
Analizziamo più in dettaglio i problemi che potrebbero emergere in una situazione di questo tipo:
- La segreteria che ha il compito di aggiornare i documenti impiegherà parecchio tempo ad impostare le mail con gli allegati ed inviarle alle sole persone titolate per riceverli;
- L’uso della mail, degli allegati ed il poco tempo a disposizione può portare a commettere errori nell’invio dei documenti;
- I Membri del Board che ricevono i documenti aggiornati potrebbero non avere il tempo di consultarli e prepararsi per il meeting.
Di seguito i possibili rischi derivanti da tale situazione:
- I membri del Board non riescono a prepararsi efficacemente per gestire nell’imminente meeting i cambiamenti introdotti con gli aggiornamenti, con possibili impatti sulle decisioni prese dal Board;
- Alcuni documenti possono essere stati erroneamente inviati ad altre persone con evidenti impatti sul possibile utilizzo e/o diffusione di informazioni riservate;
- I documenti aggiornati non arrivano in tempo per il meeting ed il relativo argomento in OdG potrebbe essere rinviato;
- In generale i documenti inviati via mail non possono essere controllati efficacemente, soprattutto prima e dopo i meeting e potrebbero essere utilizzati per scopi diversi.
I rischi maggiori riguardano proprio l’efficacia decisionale del Board e la sicurezza, due temi di assoluta importanza per la competitività di ogni impresa.
Tanti problemi, una soluzione: Digital Board Meeting
Le soluzioni per la gestione del Board Meeting permettono ai manager di operare in qualsiasi momento utilizzando le informazioni necessarie per il principale compito che li riguarda: prendere decisioni in modo efficace e sicuro.
Mediante una soluzione di “Digital Board Meeting” l’aggiornamento tempestivo di documenti e la condivisione con i partecipanti può avvenire con pochi “click” di un mouse per riorganizzare il “book” dei documenti e per gestire l’invio che avverrà sempre e solo in funzione delle policy di sicurezza predefinite.
Pochi secondi dopo tale operazione il manager verrà notificato dell’aggiornamento ed avrà sul suo tablet i documenti immediatamente consultabili.
La disponibilità di un sistema per la gestione di annotazioni private e condivise (un must per strumenti di questo tipo) permetterà al manager di inserire gli opportuni commenti per evidenziare, alle sole persone titolate ad accedervi, eventuali punti di attenzione da discutere nel meeting.
Usabilità, sicurezza, efficacia operativa e semplicità d’uso sono i principali vantaggi che derivano dall’utilizzo di strumenti per il Digital Board Meeting, ma non solo. Un approccio completamente digitale permette di ottenere ulteriori vantaggi non trascurabili, ad esempio:
- L’organizzazione dei meeting (partecipanti, calendarizzazione, presenze, …) è semplificata da automatismi che fanno risparmiare tempo sia a chi deve pianificare sia a chi deve essere messo a conoscenza implementando una logica full real time;
- I partecipanti possono essere in sedi e località diverse;
- La condivisione di documenti prima e dopo i meeting può continuare ad avvenire anche in modo asincrono (per esempio in caso di fusi orari diversi);
- La gestione di documenti digitali favorisce l’uso della firma elettronica con la possibilità di automatizzare anche I processi autorizzativi pre e post meeting.
Inoltre l’approccio descritto per la gestione digitale dei meeting può essere esteso anche ad altri casi d’uso, come la formazione, gli eventi live, la condivisione di informazioni tecniche o commerciali, le presentazioni marketing per client e/o partner.
Conclusioni
La possibilità di essere informati in qualsiasi momento su aspetti che influenzano le decisioni è diventato un requisito fondamentale per il management, senza peraltro trascurare le esigenze di sicurezza e di operatività in mobilità che solo una soluzione capace di gestire l’intero processo organizzativo e attuativo dei meeting può garantire.
Gli strumenti per la digitalizzazione dei meeting hanno ormai raggiunto un discreto grado di maturità e costituiscono uno dei tasselli significativi di un processo di “Digital Transformation” necessario per permettere ai manager di essere operativi in qualsiasi momento ed avere sempre a disposizione le informazioni necessarie per poter decidere con la massima efficacia e sicurezza; la digitalizzazione dei processi decisionali permette infatti di semplificare le azioni approvative e di firma, di accedere da ogni luogo ai diversi silos informativi per avere sempre con sé le sole informazioni che contano, di condividere documenti con colleghi, partner, clienti e fornitori in modo tempestivo e sicuro.
L’evoluzione delle “intranet” verso i più attuali “Digital Workplace” si basa sul presupposto di utilizzare soluzioni che sfruttano i pregi del «Mobile Computing» per garantire l’accesso alle informazioni in qualsiasi momento ed in piena sicurezza; il management è sicuramente l’entità aziendale più sensibile a tale evoluzione.
