30 Gennaio 2018

Anticorruzione e mercato legale: chi è pronto sulle “informazioni non finanziarie”?

di ALESSANDRO RENNA

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Abstract

Banche, compagnie assicurative e società quotate devono indicare gli strumenti di lotta alla corruzione attiva e passiva nella “dichiarazione individuale di carattere non finanziario” da presentare nella relazione sulla gestione 2018. Le imprese che intendono ottenere la UNI ISO 37001 in materia di anticorruzione devono rispettare la disciplina prevista in tema di “controlli non finanziari”. Il mercato legale è chiamato a fare la sua parte… con l’aiuto del Beauty Contest Digitale.

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Il decreto legislativo 254/2016: le informazioni non finanziarie contano

Le imprese private che si occupano di attività di interesse pubblico (banche e compagnie assicurative) e quelle che, per dimensioni e struttura, coinvolgono interessi diffusi (es. quotate, SGR, SIM), sono tenute a pubblicizzare alcune informazioni di carattere non finanziario relative alla loro attività (d.lgs. 254/2016 e art. 16, comma 1, d.lgs. 39/2010).

Gli stakeholder di queste imprese devono poter disporre di informazioni qualificate, in modo da poter comprendere, aldilà delle performance e dei trend finanziari, quale sia l’approccio dell’azienda su alcuni temi chiave dal punto di vista della legalità e della sostenibilità. Anche questo profilo, vale la pena sottolineare, incide sulle scelte di investimento e sulle scelte di acquisto (e inciderà sempre di più, attenendo al DNA dell’impresa).

Nello specifico, il d.lgs. 254/2016 prevede che le citate imprese, definite come “enti di interesse pubblico”, debbano presentare una “dichiarazione individuale di carattere non finanziario”. Al riguardo si precisa che:

  • la dichiarazione individuale di carattere non finanziario, nella misura necessaria ad assicurare la comprensione dell’attività d’impresa, del suo andamento, dei suoi risultati e dell’impatto dalla stessa prodotta, copre i temi ambientali, sociali, attinenti al personale, al rispetto dei diritti umani, alla lotta contro la corruzione attiva e passiva, che sono rilevanti tenuto conto delle attività e delle caratteristiche dell’impresa, descrivendo almeno … c) i principali rischi, generati o subiti, connessi ai suddetti temi e che derivano dalle attività dell’impresa, dai suoi prodotti, servizi o rapporti commerciali, incluse, ove rilevanti le catene di fornitura e subappalto” (art. 3, comma 1);
  • la dichiarazione di carattere non finanziario contiene almeno informazioni riguardanti: … f) lotta contro la corruzione sia attiva sia passiva con indicazione degli strumenti a tal fine adottati(art. 3, comma 2).

La dichiarazione di carattere non finanziario, contenuta nella relazione sulla gestione o in una relazione distinta (art. 5, comma 1), dovrà essere disponibile sul sito internet dell’impresa (art. 5, comma 2). L’obbligo di redigerla decorre da quest’anno con riferimento all’esercizio finanziario 2017 (art. 12) ed è assistito da sanzioni a carico degli amministratori degli enti (art. 8).

La prevenzione della corruzione nel mercato legale

La disciplina sopra sintetizzata riguarda da vicino anche il mercato legale e, in particolare, i processi di acquisto di servizi legali (procurement).

Come correttamente osservato, infatti, “l’approvvigionamento di servizi professionali rientra tra i processi «a rischio 231». Le attività che lo caratterizzano, infatti, possono essere strumento attraverso il quale commettere diversi dei «reati presupposto», tra i quali, ad esempio i reati di corruzione - anche tra privati -, di riciclaggio e impiego dei proventi di attività criminose, di auto-riciclaggio e i delitti di criminalità organizzata” (Candotti: OdV e acquisto servizi legali). Tale rischiosità emerge del resto dalla lettura dei modelli organizzativi dei principali operatori italiani, che si soffermano sul punto, generalmente, nella sezione dedicata ai “Consulenti” o all’“Acquisto di Servizi”.

Nell’ambito della dichiarazione di carattere non finanziario è quindi ragionevole attendersi che tra i rischi dell’attività, con riferimento alla corruzione, siano indicati anche i rischi connessi all’acquisto di servizi legali, con specificazione degli “strumenti” adottati per prevenire la realizzazione di fattispecie corruttive.

Al riguardo, non è un mistero che le procedure competitive e comparative siano tipicamente utilizzate per  prevenire la corruzione: anche nel mercato legale, quindi, riteniamo che le procedure competitive e comparative -ossia i beauty contest- siano le più corrette in chiave di presidio e prevenzione delle fattispecie corruttive.

Oggi, tuttavia, il legislatore va oltre la richiesta di processi, procedure o metodologie di lotta alla corruzione: la citata norma richiede specificamente di indicare gli “strumenti” adottati per la lotta alla corruzione, a  dimostrazione della necessità di un presidio quanto più concreto e puntuale della materia.

Da qui il riconoscimento crescente della piattaforma di beauty contest 4cLegal, che avremo il piacere di vedere indicata quale “strumento” di lotta alla corruzione nelle dichiarazioni di carattere non finanziario di primari gruppi imprenditoriali italiani (il nostro beauty contest digitale è del resto un presidio anticorruzione certificato).

Ma c’è di più.

La ISO 37001 e i controlli finanziari sui “soci in affari”

La prevenzione della corruzione è oggetto del recente standard UNI ISO 37001, particolarmente ambito da imprese sia pubbliche sia private.

Tale standard definisce il “socio in affari” come la “parte esterna con cui l’organizzazione ha o progetta di stabilire qualsivoglia relazione commerciale”, indicando a titolo esemplificativo i “consulenti” (sez. 3.26).

I soci in affari sono destinatari dei “controlli non finanziari” dell’ente, che vengono definiti come “i sistemi e i processi di gestione attuati da parte dell’organizzazione per aiutare a garantire che gli aspetti di aggiudicazione, operativi, commerciali e gli altri aspetti non finanziari delle proprie attività siano gestite adeguatamente” (A12).

Tra i controlli ipotizzati per ridurre il rischio di corruzione in relazione ai soci in affari vi sono i seguenti:

  • svolgere una procedura di “due diligence” finalizzata a verificare “se il socio in affari abbia le qualifiche, l’esperienza e le risorse necessarie” (A.12.a e A.10.3);
  • valutare … 3) se ogni pagamento da effettuarsi al socio in affari sia ragionevole e proporzionato rispetto a tali servizi. Ciò è particolarmente importante onde evitare che il socio in affari utilizzi parte del pagamento ricevuto dall’organizzazione per pagare tangenti per conto o a vantaggio dell’organizzazione” (A.12.b);
  • aggiudicare appalti, laddove ciò sia possibile e ragionevole, solo dopo che si sia svolto un processo di bando di gara equo e, se del caso, trasparente tra almeno tre offerenti” (A.12.c);
  • fornire gli strumenti e gli schemi appropriati di supporto al personale (per esempio … flusso di lavoro informatizzato)” (A.12.i).

I soggetti che intendono conseguire e mantenere la certificazione UNI ISO 37001 devono insomma svolgere una due diligence, anche qualitativa, sul socio in affari, pattuire condizioni di mercato (evitando di poter costituire provvista utilizzabile a fini di reato) e svolgere, quando possibile e ragionevole, una procedura competitiva equa e se del caso trasparente tra almeno tre offerenti. Disporre di un flusso informatizzato è uno “strumento” appropriato di supporto (ritorna la concretezza di riferimento già vista nella normativa in materia di informazioni non finanziarie).

Aldilà dell’esplicita menzione del bando di gara -riconoscimento ulteriore della valenza del beauty contest in chiave anticorruzione- meritano particolare attenzione i riferimenti alla due diligence qualitativa del socio in affari (qualifica ed esperienze) e alla necessità di pagamenti che rispondano a ragionevolezza e proporzione, obiettivi rispetto ai quali i beauty contest si rivelano ottimali. Tramite queste procedure sarà infatti possibile:

  • acquisire il track record del socio in affari selezionato dall’impresa, potendone documentare l’adeguatezza in relazione al tipo di incarico da assegnare (anzi, l’impresa potrà documentare come il socio in affari selezionato sia il migliore rispetto ad alternative pur diligentemente vagliate);
  • stabilire il compenso ragionevole e proporzionato -diremmo “di mercato”- con riferimento a una data prestazione. Solo il confronto, infatti, può fornire all’impresa gli elementi necessari per individuare un compenso congruo.

Interessante anche il riferimento all’utilità di un flusso di lavoro informatizzato, a testimonianza di come la digitalizzazione sia oggi un predicato “naturale” della legalità, della tracciabilità e della trasparenza (si vedano al riguardo le interessanti considerazioni di Ranieri, Digitalizzazione = Procurement).

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Il beauty contest digitale si pone in definitiva quale soluzione ottimale in chiave di prevenzione della corruzione, rendendo la piattaforma 4cLegal uno “strumento” idoneo tanto ai fini della dichiarazione di carattere non finanziario prevista dal d.lgs. 254/2016 quanto ai fini della UNI ISO 37001.  

Avremo modo di parlarne nel prossimo evento dedicato alle relazioni tra procurement di servizi legali e reputazione, dove vedremo come la best practice possa non soltanto proteggere il business aziendale ma creare valore a beneficio di tutti gli stakeholder (Evento Reputation).

Autore dell'articolo:
ALESSANDRO RENNA |
Founder & CEO 4cLegal

Avvocato con pluriennale esperienza in studi legali primari e nella direzione legale di uno dei maggiori operatori finanziari italiani, Alessandro Renna è fondatore e CEO di 4cLegal.